Zeitmanagement: 6 Tipps, mit denen du Zeitfresser entlarvst und verbannst

Einmal unterbrochen, dauert es einer Untersuchung zufolge im Durchschnitt ganze 23 Minuten, bis man die eigentliche Aufgabe nach einer Unterbrechung wiederaufnimmt. Ganz schön lange, wenn man bedenkt, dass gerade für dich als Autor Zeit Geld bedeutet. In diesem Tutorial befassen wir uns daher mit Tipps, Tools und Techniken, mit denen du beim Schreiben Ablenkungen vermeiden und deine Zeit besser managen kannst.

1. Die richtige Arbeitsatmosphäre

 
Zunächst einmal ist es wichtig, dass du ungestört arbeiten kannst. Such dir einen ruhigen Ort und versuche möglichst zu Zeiten zu schreiben, in denen du nicht unterbrochen wirst. Schließe die Tür deines Arbeitszimmers, um Ablenkungen zu vermeiden. Push-Benachrichtigungen auf allen Geräten solltest du abschalten und dein Mobiltelefon auf den Nicht-Stören-Modus stellen. Lässt sich an deinem Arbeitsort eine gewisse Geräuschkulisse nicht vermeiden, lohnt sich die Anschaffung von Kopfhörern mit Geräuschisolierung.

2. Das richtige Timing

 
Wenn du kleinere Aufgaben direkt nach ihrem Eintreffen bearbeitest, unterbricht das den Schreibprozess. Setze dir deshalb Prioritäten. Konzentriere dich zunächst auf dein aktuelles Projekt und geh kleinere Dinge erst an, wenn du damit fertig bist oder eine Pause brauchst. Die meisten Personen verbringen etwa sehr viel Zeit mit dem Lesen, Schreiben und Löschen von E-Mails. Um sich hier nicht zu verzetteln, raten Experten, E-Mails am besten schubweise zu bearbeiten – und das zu festen Zeiten.
 
Ähnliches gilt für Termine: Die Zeit zwischen zwei Terminen am gleichen Tag ist meistens weniger produktiv, da man sich erst wieder in die jeweilige Aufgabe hineinversetzen muss. Deshalb ist es sinnvoller, Termine und Meetings möglichst hintereinander zu legen. Wenn du für längere Zeit an einem Projekt arbeitest, ist es außerdem wichtig, regelmäßige Pausen einzulegen. Sie sorgen dafür, dass du dich anschließend wieder besser auf eine Aufgabe konzentrieren kannst.

3. Techniken zur optimalen Einteilung der Arbeitszeit

 
Eine Studie hat ermittelt, dass diejenigen Mitarbeiter am produktivsten sind, die im Durchschnitt 52 Minuten arbeiten und anschließend 17 Minuten Pause machen. Ob du jetzt wirklich genau alle 52 Minuten eine Pause einlegen solltest, ist fraglich. Schließlich ist der richtige Arbeitsrhythmus individuell. Fest steht aber: Pausen sind wichtig, um den Kopf frei zu bekommen und „mit frischem Geist” weiter zu schreiben. Eine Möglichkeit, deine eigene Produktivität zu steigern, ist das Arbeiten nach der Pomodoro-Technik. Das funtioniert nach den folgenden Schritten:

1. Aufgabe festlegen.
2. Den Timer auf 25 Minuten stellen.
3. Konzentriert schreiben, bis der Alarm ertönt.
4. Jetzt fünf Minuten Pause machen und beispielsweise einen Kaffee trinken.
5. Schritte 1 bis 4 noch dreimal wiederholen. Danach folgt eine längere Pause von 15 bis 20 Minuten.

 
Die von Francesco Cirillo entwickelte Pomodoro-Methode kann dabei helfen, erfolgreicher zu arbeiten und hinterher weniger erschöpft zu sein. Indem du dir vornimmst, ein bestimmtes Pensum in einer festgelegten Zeit zu erledigen, und zwischendurch immer wieder kurze Pausen einlegst, arbeitest du konzentrierter und effektiver. Du bist neugierig geworden und willst diese Technik einmal ausprobieren? Dann gibt es einige darauf basierende Tools, die dir dabei helfen.

Focus Booster

 
Das Tool Focus Booster hilft, die eigene Arbeitszeit besser einzuteilen und regelmäßig Pausen einzuplanen. Wie lange Arbeitsphasen und Pausen dauern sollen, definierst du selbst. So passt du beide an deinen Arbeitsrhythmus an. Nach der festgelegten Zeitspanne erinnert dich ein Wecker an die fällige Pause. Ebenfalls praktisch ist die Zeiterfassung, die ermittelt, wie lange du für eine bestimmte Aufgabe gebraucht hast. Die kostenlose Basisversion von Focus Booster ist online und als Desktop-App für Windows und Mac erhältlich.

Workrave

 
Workrave erinnert den Nutzer an regelmäßige Pausen und strukturiert so den Arbeitsablauf. Dabei unterscheidet das Tool zwischen kürzeren Mikropausen und längeren Ruhepausen. Die Zeit bis zur nächsten Pause und deren Dauer lässt sich individuell festlegen. Außerdem können Nutzer ein tägliches Limit für die PC-Arbeit vorgeben und sich benachrichtigen lassen, sobald das festgelegte Tageslimit überschritten wird. Das Besondere: Workrave bietet eine Vielzahl an Entspannungsübungen, die Bildschirmarbeiter in den Pausen durchführen können. So kann das Tool helfen, eine falsche Haltung zu vermeiden und am Arbeitsplatz gesund zu bleiben. Workrave ist kostenlos und für Windows erhältlich.

4. Tools, mit denen du Ablenkungen vermeidest

 
Nicht immer sind externe Faktoren schuld daran, wenn du abgelenkt wirst. Auch Selbstablenkung ist ein nicht zu unterschätzendes Problem in digitalen Zeiten. Zum Glück gibt es einige nützliche Tools, die dir dabei helfen, dich selbst zu überlisten und konsequenter zu werden.

Rescuetime

 
Wo ist die Zeit schon wieder hin? Wer sich das häufiger fragt, kann mit einem Zeiterfassungstool wie Rescuetime ermitteln, wie viel Zeit er tatsächlich auf bestimmte Websites und Apps verwendet. Rescuetime liefert Berichte, die ein genaues Bild deiner PC-Aktivitäten zeigen, wie etwa dem Schreiben von E-Mails oder dem Surfen auf Social Media. Anwender können außerdem eingeben, wie lange pro Tag sie eine Aktivität maximal ausführen wollen und sich etwa beim Überschreiten der Facebook-Zeit daran erinnern lassen. So hilft das Tool, die eigene Zeit sinnvoller zu nutzen und produktiver zu werden. Die Basisversion RescueTime Lite ist kostenlos.

Freedom

 
Mit Freedom lassen sich bestimmte Websites auf eine Blacklist setzen. Dann werden zeitfressende Internetseiten wie Facebook oder YouTube so lange wie gewünscht blockiert. Schreibst du Texte in einem Textverarbeitungsprogramm wie Word vor, kannst du während des Schreibens für eine definierte Zeit sogar das gesamte Internet ausschalten. Mit der kostenlosen Version lassen sich zwei ausgewählte Websites oder das ganze Internet blockieren. Freedom ist für Windows und Mac Computer erhältlich.

Self Control

 
Self Control ist eine Anwendung für Mac, die ähnlich wie Freedom funktioniert. Für einen festzulegenden Zeitraum lassen sich bestimmte Webseiten blocken. Bis diese Zeitspanne abgelaufen ist, können die definierten Seiten nicht aufgerufen werden – selbst dann nicht, wenn du den Computer neu startest.

Writemonkey

 
Writemonkey verbannt alle Ablenkungen von deinem Bildschirm. Im Vollbildmodus werden nur noch das eigentliche Textdokument, die Wortzahl und Uhrzeit angezeigt. Alle anderen Fenster blendet das Programm aus. Der Minimalismus von Writemonkey erinnert an die gute alte Schreibmaschine, zumal das Programm entsprechende Tippgeräusche erlaubt. Daneben bietet es eine kostenlose Rechtschreibprüfung. Um das zu nutzen, lädst du einfach das deutsche Wörterbuch von der Herstellerseite herunter. Auf Wunsch berechnet es auch den prozentualen Schreibfortschritt. Writemonkey ist kostenlos und erhältlich für Windows.

5. Drei Tricks, um noch effizienter zu schreiben

 
Tastatur-Shortcuts aneignen: Wer sich ein paar Kurzbefehle auf der Tastatur aneignet, kann am PC einiges an Zeit sparen. Wichtige Tastenkombinationen sind beispielsweise:

• Alles markieren: Strg + A
• Kopieren: Strg + C
• Einfügen: Strg + V
• Rückgängig: Strg + Z
• Speichern: Strg + S

Weitere wichtige Shortcuts für Windows findest du hier und für Mac hier.
 
Rückfragen sofort stellen: Wenn du einen Auftrag gewählt hast und dir etwas unklar ist, frag am besten direkt über das interne Nachrichtensystem beim Auftraggeber nach. Bedenke, dass es etwas dauern kann, bis du eine Antwort zu deiner Rückfrage erhältst. Eine Klärung vorab kann aber helfen, im Nachgang zeitfressende Änderungsschleifen zu vermeiden.
 
Briefings strukturierter umsetzen: Ein strukturiertes Vorgehen bei Briefings trägt ebenfalls dazu bei, im Nachhinein Änderungsschleifen zu vermeiden. Es gibt einige Tricks, um Briefings effizienter abzuarbeiten, den Überblick zu behalten und alle wesentlichen Punkte zu berücksichtigen:

• Erstelle aus dem Briefing eine Checkliste und hake erledigte Punkte ab.
• Drucke umfangreiche Briefings aus und markiere alle erledigten Punkte farbig.
• Öffne zwei leere Dokumente im Textverarbeitungsprogramm. In eines kopierst du das Briefing hinein, in das andere schreibst du den Text. Während des Schreibens entfernst du alle bearbeiteten Punkte aus dem Briefing.

6. Stress besser meistern

 
Selbst wer über ein gutes Zeitmanagement verfügt, kann in bestimmten Situationen doch mal in Stress geraten. Hier hat eine an der Harvard-Universität durchgeführte Studie interessante Erkenntnisse gebracht. So ist es entscheidend, wie man über Stress denkt. Studienteilnehmer, die die Stressreaktion ihres Körpers (wie etwa die schnellere Atmung und den beschleunigten Herzschlag) als etwas Nützliches ansahen, fühlten sich weniger gestresst und litten auch weniger unter gesundheitlichen Folgen. Sie erachteten die Stressreaktion als etwas, das half, mehr Energie zu haben und eine schwierige Aufgabe besser zu meistern.

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