Organisiert durch den Tag – Zeitmanagement für Freelancer

Wenn Projekt A drängt, Kunde B neue Aufträge bereithält und die Rechnungen sich stapeln, kann es schwerfallen, alle Aufgaben unter einen Hut zu bringen. Mit geschicktem Zeitmanagement bewahrst du auch in stressigen Zeiten einen kühlen Kopf. Wir stellen dafür die wichtigsten Tipps und Methoden vor.

Alles im Blick: Arbeitstagebuch und To-do-Liste

 
Die Grundlage für cleveres Zeitmanagement bildet ein gut geführtes Arbeitstagebuch, denn nur wenn du weißt, wie lange du für eine Tätigkeit brauchst, kannst du mehrere Aufgaben zeitlich effektiv koordinieren. Nimm dir für den Anfang einen einfachen Kalender und notiere täglich, was du in welchem Zeitraum erledigt hast. Für die bessere Übersicht überträgst du deine Aufzeichnungen sortiert nach Arbeitsbereich (Texten, Verwaltung, Kundenkontakt etc.) am Ende der Woche in eine Tabelle. Bereits nach einem Monat erkennst du so ganz leicht, wofür du deine Arbeitszeit im Einzelnen aufwendest – und wo du deine Abläufe noch optimieren kannst.
 
Für Freiberufler ist darüber hinaus eine gut geführte To-do-Liste unentbehrlich: Dort finden die großen und kleinen Aufgaben des Alltags Platz, sodass nichts in Vergessenheit gerät. In der Praxis umfasst das sowohl Punkte wie „Produktbeschreibung xy fertigstellen” als auch „Nachricht an Kunden schicken”, „Infos über aktuelle SEO-Trends suchen” oder „Unterlagen für die Steuererklärung einreichen” – also alles, was für deine Arbeit als Texter von Relevanz ist. Dabei ist die To-do-Liste mehr als eine reine Auflistung von Aufgaben: Darauf vergibst du für die einzelnen Punkte auch gleich eine Prioritätseinstufung, damit du sie in sinnvoller Reihenfolge abarbeiten kannst. Je umfangreicher deine To-do-Liste wird, desto mehr Struktur und Differenzierung erfordert sie. Hier setzen clevere Methoden des Zeitmanagements an.

Bewährte Zeitmanagement-Methoden für Freelancer

 
Zeitmanagement-Tipps und -Methoden gibt es viele, doch nicht jedes Konzept passt zum Tätigkeitsprofil eines Freelancers. Für freie Texter und Autoren haben sich drei Ansätze bewährt, da sie leicht zu variieren sind und sich gut an die Bedingungen im Home-Office anpassen lassen:
 

• Das Eisenhower-Prinzip

  Es basiert auf einer einfachen, viergeteilten Matrix, in die du deine verschiedenen Aufgaben nach den Faktoren Wichtigkeit und Dringlichkeit einordnest. Dank der so gewonnenen Übersicht behältst du das Wesentliche im Blick und arbeitest deine To-do-Liste in sinnvoller Reihenfolge ab.

 

• Die ABC-Analyse für Zeitmanagement

  Sie funktioniert ähnlich wie das Eisenhower-Prinzip, indem sie Aufgaben in unterschiedliche Prioritätsstufen einsortiert. Hinzu kommt bei dieser Methode noch der Zeitfaktor: Du legst fest, wie lange du dich den einzelnen Tätigkeiten widmen möchtest und in welchem zeitlichen Verhältnis die Aufgabenbereiche zueinander stehen.

 

• Die ALPEN-Methode

  Hier steht die zeitliche Planung im Vordergrund: Wie viel Zeit wendest du für die einzelnen Aufgaben auf, und wie kannst du deine Arbeitsabläufe in diesem Bereich besser strukturieren?

 
Grundlage für diese Methoden sind das oben erwähnte Arbeitstagebuch sowie eine umfassende To-do-Liste, um jeder Aufgabe ein passendes Zeitfenster und die richtige Dringlichkeit zuweisen zu können.
 
Mindestens ebenso wichtig wie die Übersicht über deiner Arbeitsabläufe ist das Einbauen von Zeitpuffern in den Kalender. Sie gewährleisten, dass du auch bei kleineren Planungsabweichungen nicht ins Schwitzen gerätst oder ungewollte Nachtschichten einlegen musst. Zeitpuffer sind sowohl pro Projekt als auch pro Woche ratsam: Für kleinere Textprojekte reicht meist schon eine halbe Stunde aus, im Laufe einer ganzen Arbeitswoche empfiehlt sich ein Puffer von zwei bis fünf Stunden je nach Auslastung. Brauchst du die zusätzliche Zeit nicht – umso besser, dann kannst du dich bereits der nächsten Aufgabe zuwenden. Brauchst du doch einmal unvorhergesehen länger für einen Text, gerätst du dank deines Puffers nicht in zeitliche Engpässe. Darüber hinaus kannst du in diesen unverplanten Zeitslots kleinere Aufgaben erledigen, die es aufgrund ihres geringen Umfangs nicht auf die To-do-Liste geschafft haben – zum Beispiel den Schreibtisch aufräumen oder E-Mails sortieren.
 
Eine anschauliche Übersicht der wichtigsten Zeitmanagement-Methoden findest du in dieser Infografik:

Quelle: www.hrs.de

Zeitmanagement-Apps und Tools: des Texters kleine Helfer

 
Clevere Tools für PC und Mac wie Writemonkey, Rescuetime oder Focus Booster haben wir dir bereits vorgestellt. Sie unterstützen dich darin, konzentriert bei der Sache zu bleiben und einen guten Arbeitsrhythmus zu finden. Darüber hinaus nutzen viele Freiberufler Apps fürs Smartphone, um sich besser zu organisieren. Chaos Control ist zum Beispiel eine davon. Sie basiert auf David Allens „Getting Things Done“-Methode und ist als kostenlose Basisversion oder erweiterte Premiumvariante erhältlich.
 
Auch Planungs-Apps wie Trello helfen dir, den Überlick zu behalten, indem du deine Projektnotizen auf eigenen Boards, Karten und Listen aktuell hältst.

Umfangreiche Projekte: Gut geplant ist halb gewonnen

 
Langfristig angelegte Textprojekte bieten dir als Autor den Vorteil, dass du deine Arbeit (und dein Einkommen) für einige Zeit im Voraus planen kannst. Dies gelingt jedoch nur, wenn du in deinem Alltag bereits ein funktionierendes Zeitmanagement etabliert hast. Denn häufig möchte dein Auftraggeber bereits im Vorfeld wissen, wie viele Texte du in einem vorgegebenen Zeitraum liefern kannst. Effektives Zeitmanagement ist nicht nur Mittel zum Zweck – es stellt auch einen weiteren Schritt auf dem Weg zur Professionalisierung deiner Arbeit als Texter dar. Wenn du gegenüber deinem Auftraggeber Zusagen einhältst und dich als zuverlässiger und organisierter Partner in Sachen Texterstellung erweist, kommt er sicher gern wieder auf dich zu.
 
Verschiebst du Deadlines oder lieferst deine Texte nicht pünktlich ab, riskierst du hingegen den Verlust eines guten Kunden. Sag daher bei der Auftragsbesprechung nur die Anzahl an Texten fest zu, die du ganz sicher abliefern kannst. Ob das drei Texte pro Tag, fünf pro Woche oder hundert im Monat sind, hängt dabei natürlich von deinem Arbeitspensum und der Textlänge ab. Lass dich nicht zu Zusagen drängen, die du später bereust – davon profitiert am Ende niemand. Sollte es trotz bester Absichten doch einmal zu einer Verzögerung kommen, informiere den Kunden oder die Kundin rechtzeitig. Nichts ist für ihn oder sie so ärgerlich wie kurz vor der Deadline erst davon zu erfahren, dass es zu einer Änderung des Zeitplans kommt.

Struktur im Alltag: So findest du zu einer ausgewogenen Work-Life-Balance

 
Um als Texter effektiv und professionell arbeiten zu können, braucht dein Alltag Struktur. Denn insbesondere im Home-Office entstehen schnell Ablenkungen, die dich von der zügigen Erledigung deiner Aufgaben abhalten: Internet, Kinder, vielleicht auch einfach nur der Abwasch. Leg daher klare Arbeitszeiten fest, in denen du dich ausschließlich deinen beruflichen Aufgaben widmest – und halte dich daran! Der Vorteil: Wenn du während deiner festen Bürozeiten konzentriert und produktiv arbeitest, hast du auch einen echten Feierabend. Ständige Erreichbarkeit, Nacht- und Wochenendschichten sowie die vielen anderen kleinen Dinge, die du nebenbei erledigst, senken den Erholungswert deiner freien Zeit deutlich und führen langfristig zu Frustration. Schließlich sind die Pausen das Schönste im Leben. Behalte also stets deine Work-Life-Balance im Blick und plane kurze und längere Erholungszeiten fest ein. Denn nur, wenn du zwischendurch auch mal von der Arbeit abschaltest, kannst du dich danach wieder kreativ und frisch ans Schreiben machen.
 
Beispiel-Wochenarbeitsplan für Freelance-Texter:
 
Bürozeit: Montag bis Freitag 08:30-12:00 Uhr sowie 13:00-17:30 Uhr

17:00-17:30 Uhr: E-Mails lesen und beantworten, Telefonate, Lesen und Recherchieren zur eigenen Fortbildung

 
Diesen Beispiel-Plan kannst du ganz deinen individuellen Bedürfnissen anpassen. Bist du eher ein Langschläfer, beginnst du den Tag erst um 10:00 Uhr. Du kommst abends erst richtig auf Touren? Kein Problem – verschieb deine Kreativphase auf einen späteren Zeitpunkt. Wichtig ist nur, dass du dich an deinen einmal aufgestellten Plan hältst.

 
Hast du schon ein Konzept für dein ganz persönliches Zeitmanagement im Kopf? Dann beginnst du am besten noch heute damit, deine Arbeitsabläufe zu optimieren. Du wirst sehen: Mit einem cleveren Zeitmanagement erhält dein Alltag neuen Schwung!