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Organisiert durch den Tag – Zeitmanagement für Freelancer

Wenn Projekt A drängt, Kunde B neue Aufträge bereithält und die Rechnungen sich stapeln, kann es schwerfallen, alle Aufgaben unter einen Hut zu bringen. Mit geschicktem Zeitmanagement bewahren Sie auch in stressigen Zeiten einen kühlen Kopf. Wir stellen dafür die wichtigsten Tipps und Methoden vor.

Mann mit Uhr

Als freier Texter bestimmen Sie selbst über den Ablauf Ihres Arbeitsalltags. Einerseits bedeutet das viel Gestaltungsfreiraum und Flexibilität, andererseits sind Sie immer wieder gefordert, Ihre Arbeitsabläufe selbstständig zu strukturieren und zu optimieren.

Die gute Nachricht: Effektives Zeitmanagement können Sie lernen! Hilfestellung hierfür bieten praxisorientierte Methoden, mit denen Sie Ihren Arbeitsalltag übersichtlich und effektiv gestalten können. Hier erfahren Sie, wie es geht!

Alles im Blick: Arbeitstagebuch und To-do-Liste

 
Die Grundlage für cleveres Zeitmanagement bildet ein gut geführtes Arbeitstagebuch, denn nur wenn Sie wissen, wie lange Sie für eine Tätigkeit brauchen, können Sie mehrere Aufgaben zeitlich effektiv koordinieren. Nehmen Sie sich für den Anfang einen einfachen Kalender und notieren Sie täglich, was Sie in welchem Zeitraum erledigt haben. Für die bessere Übersicht übertragen Sie Ihre Aufzeichnungen sortiert nach Arbeitsbereich (Texten, Verwaltung, Kundenkontakt etc.) am Ende der Woche in eine Tabelle. Bereits nach einem Monat erkennen Sie so ganz leicht, wofür Sie Ihre Arbeitszeit im Einzelnen aufwenden – und wo Sie Ihre Abläufe noch optimieren können.

Für Freiberufler ist darüber hinaus eine gut geführte To-do-Liste unentbehrlich: Dort finden die großen und kleinen Aufgaben des Alltags Platz, sodass nichts in Vergessenheit gerät. In der Praxis umfasst das sowohl Punkte wie „Produktbeschreibung xy fertigstellen” als auch „Nachricht an Kunden schicken”, „Infos über aktuelle SEO-Trends suchen” oder „Unterlagen für die Steuererklärung einreichen” – also alles, was für Ihre Arbeit als Texter von Relevanz ist. Dabei ist die To-do-Liste mehr als eine reine Auflistung von Aufgaben: Mit ihr erhalten die einzelnen Punkte zugleich eine Prioritätseinstufung, damit Sie sie in sinnvoller Reihenfolge abarbeiten können. Je umfangreicher Ihre To-do-Liste wird, desto mehr Struktur und Differenzierung erfordert sie. Hier setzen clevere Methoden des Zeitmanagements an.

Bewährte Zeitmanagement-Methoden für Freelancer

 
Zeitmanagement-Tipps und -Methoden gibt es viele, doch nicht jedes Konzept passt zum Tätigkeitsprofil eines Freelancers. Für freie Texter und Autoren haben sich drei Ansätze bewährt, da sie leicht zu variieren sind und sich gut an die Bedingungen im Home-Office anpassen lassen:
 

  • Das Eisenhower-Prinzip

    Es basiert auf einer einfachen, viergeteilten Matrix, in die Sie Ihre verschiedenen Aufgaben nach den Faktoren Wichtigkeit und Dringlichkeit einordnen. Dank der so gewonnenen Übersicht behalten Sie das Wesentliche im Blick und arbeiten Ihre To-do-Liste in sinnvoller Reihenfolge ab.

  • Die ABC-Analyse für Zeitmanagement

    Sie funktioniert ähnlich wie das Eisenhower-Prinzip, indem sie Aufgaben in unterschiedliche Prioritätsstufen einsortiert. Hinzu kommt bei dieser Methode noch der Zeitfaktor: Sie legen fest, wie lange Sie sich den einzelnen Tätigkeiten widmen möchten und in welchem zeitlichen Verhältnis die Aufgabenbereiche zueinander stehen.

  • Die ALPEN-Methode

    Hier steht die zeitliche Planung im Vordergrund: Wie viel Zeit wenden Sie für die einzelnen Aufgaben auf, und wie können Sie Ihre Arbeitsabläufe in diesem Bereich besser strukturieren?

 
Grundlage für diese Methoden sind das oben erwähnte Arbeitstagebuch sowie eine umfassende To-do-Liste, um jeder Aufgabe ein passendes Zeitfenster und die richtige Dringlichkeit zuweisen zu können.

Mindestens ebenso wichtig wie die Übersicht über Ihre Arbeitsabläufe ist das Einbauen von Zeitpuffern in den Kalender. Sie gewährleisten, dass Sie auch bei kleineren Planungsabweichungen nicht ins Schwitzen geraten oder ungewollte Nachtschichten einlegen müssen. Zeitpuffer empfehlen sich sowohl pro Projekt als auch pro Woche: Für kleinere Textprojekte reicht meist schon eine halbe Stunde aus, im Laufe einer ganzen Arbeitswoche empfiehlt sich ein Puffer von zwei bis fünf Stunden je nach Auslastung. Benötigen Sie die zusätzliche Zeit nicht – umso besser, dann können Sie sich bereits der nächsten Aufgabe zuwenden. Brauchen Sie hingegen doch einmal unvorhergesehen länger für einen Text, geraten Sie dank Ihres Puffers nicht in zeitliche Engpässe. Darüber hinaus können Sie in diesen unverplanten Zeitslots kleinere Aufgaben erledigen, die es aufgrund ihres geringen Umfangs nicht auf die To-do-Liste geschafft haben – zum Beispiel den Schreibtisch aufräumen oder E-Mails sortieren.

Eine anschauliche Übersicht der wichtigsten Zeitmanagement-Methoden finden Sie in dieser Infografik:
 

Quelle: www.hrs.de


Zeitmanagement-Apps und Tools: des Texters kleine Helfer

 
Clevere Tools für PC und Mac wie Writemonkey, Rescuetime oder Focus Booster haben wir Ihnen bereits vorgestellt. Sie unterstützen Sie darin, konzentriert bei der Sache zu bleiben und einen guten Arbeitsrhythmus zu finden. Darüber hinaus nutzen viele Freiberufler Apps fürs Smartphone, um sich besser zu organisieren. Chaos Control ist eine davon. Sie basiert auf David Allens „Getting Things Done“-Methode und ist als kostenlose Basisversion oder erweiterte Premiumvariante erhältlich.

Der App Pareto liegt das gleichnamige Pareto-Prinzip zugrunde. Es besagt, dass sich 80 % aller Aufgaben in nur 20 % der Zeit erledigen lassen – wenn Organisation und Mindset stimmen. Tipp: Die App eignet sich besonders gut zum Koordinieren von Team-Projekten.

Umfangreiche Projekte: Gut geplant ist halb gewonnen

 
Langfristig angelegte Textprojekte bieten Ihnen als Autor den Vorteil, dass Sie Ihre Arbeit (und Ihr Einkommen) für einige Zeit im Voraus planen können. Dies gelingt jedoch nur, wenn Sie in Ihrem Alltag bereits ein funktionierendes Zeitmanagement etabliert haben. Denn häufig möchte Ihr Auftraggeber bereits im Vorfeld wissen, wie viele Texte Sie in einem vorgegebenen Zeitraum liefern können. Effektives Zeitmanagement ist nicht nur Mittel zum Zweck – es stellt auch einen weiteren Schritt auf dem Weg zur Professionalisierung Ihrer Arbeit als Texter dar. Halten Sie gegenüber Ihrem Auftraggeber Zusagen ein und erweisen sich als zuverlässiger und organisierter Partner in Sachen Texterstellung, kommt er sicher gern wieder auf Sie zu. Verschieben Sie Deadlines oder liefern Ihre Texte nicht pünktlich ab, riskieren Sie hingegen den Verlust eines guten Kunden. Sagen Sie daher bei der Auftragsbesprechung nur die Anzahl an Texten fest zu, die Sie ganz sicher abliefern können. Ob das drei Texte pro Tag, fünf pro Woche oder hundert im Monat sind, hängt dabei natürlich von Ihrem Arbeitspensum und der Textlänge ab. Lassen Sie sich nicht zu Zusagen drängen, die Sie später bereuen – davon profitiert am Ende niemand.

Sollte es trotz bester Absichten doch einmal zu einer Verzögerung kommen, informieren Sie Ihren Auftraggeber rechtzeitig. Nichts ist für diesen so ärgerlich wie kurz vor der Deadline erst davon zu erfahren, dass es zu einer Änderung des Zeitplans kommt.


Rechenbeispiel:
 
Angenommen, Sie leisten pro Tag drei Stunden reine Textarbeit. Dank Ihres Zeitmanagement-Systems können Sie bereits einschätzen, dass Sie in dieser Zeit zwei Texte der vom Kunden gewünschten Art verfassen können. Pro Woche kämen Sie damit auf zehn Texte. Da Sie jedoch wissen, wie wichtig Zeitpuffer sind, sagen Sie dem Kunden nur acht Texte fest zu. Denn in Ihre Planung müssen Sie auch Unvorhergesehenes wie Krankheit oder spontane wichtige Termine einbeziehen.

Struktur im Alltag: So finden Sie zu einer ausgewogenen Work-Life-Balance

 
Um als Texter effektiv und professionell arbeiten zu können, braucht Ihr Alltag Struktur. Denn insbesondere im Home-Office entstehen schnell Ablenkungen, die Sie von der zügigen Erledigung Ihrer Aufgaben abhalten: Internet, Kinder, vielleicht auch einfach nur der Abwasch. Legen Sie daher klare Arbeitszeiten fest, in denen Sie sich ausschließlich Ihren beruflichen Aufgaben widmen – und halten Sie sich daran! Der Vorteil: Wenn Sie während Ihrer festen Bürozeiten konzentriert und produktiv arbeiten, haben Sie auch einen echten Feierabend. Ständige Erreichbarkeit, Nacht- und Wochenendschichten sowie die vielen anderen kleinen Dinge, die Sie nebenbei erledigen, senken den Erholungswert Ihrer freien Zeit deutlich und führen langfristig zu Frustration. Schließlich sind die Pausen das Schönste im Leben. Behalten Sie also stets Ihre Work-Life-Balance im Blick und planen Sie kurze und längere Erholungszeiten fest ein. Denn nur, wenn Sie zwischendurch auch mal von der Arbeit abschalten, können Sie sich danach wieder kreativ und frisch ans Texten setzen.
 
Beispiel-Wochenarbeitsplan für Freelance-Texter:

Bürozeit: Montag bis Freitag 08:30-12:00 Uhr sowie 13:00-17:30 Uhr

08:30-09:30 Uhr: Wichtiges erledigen, E-Mails lesen und beantworten, Telefonate, Kontaktpflege

09:30-09:45 Uhr: Pause

09:45-12:00 Uhr: 1. Kreativphase (Texte schreiben, Konzepte entwerfen)

12:00-13:00 Uhr: Mittagspause

13:00-14:30 Uhr: Neue E-Mails lesen und beantworten, Telefonate, Auftragssuche und Kundenakquise

14:30-14:45 Uhr: Pause

14:45-17:00 Uhr: 2. Kreativphase (Texte schreiben, Konzepte entwerfen)

17:00-17:30 Uhr: E-Mails lesen und beantworten, Telefonate, Lesen und Recherchieren zur eigenen Fortbildung

Diesen Beispiel-Plan können Sie Ihren individuellen Bedürfnissen anpassen. Sind Sie eher ein Langschläfer, beginnen Sie den Tag um 10:00 Uhr. Sie kommen abends erst richtig auf Touren? Kein Problem – verschieben Sie Ihre Kreativphase auf einen späteren Zeitpunkt. Wichtig ist lediglich, dass Sie sich an Ihren einmal aufgestellten Plan halten.

Haben Sie schon ein Konzept für Ihr ganz persönliches Zeitmanagement im Kopf? Dann beginnen Sie am besten noch heute damit, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. Sie werden sehen: Mit einem cleveren Zeitmanagement erhält Ihr Business neuen Schwung!


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