Sofort Zeit sparen – Vermeiden Sie einfach diese 6 Effizienzkiller

Wer das Gefühl hat, sich den ganzen Tag mit kleinen Nebenaufgaben statt mit den wirklich wichtigen Deadlines zu beschäftigen, steckt in der Effizienzfalle. Wir zeigen Ihnen, wie Sie bereits mit kleinen Änderungen im Arbeitsverhalten spürbar mehr Zeit einsparen können.

1. Vermeiden Sie Ablenkung durch Pop-up-Benachrichtigungen

 
Abgesehen von Sonderfällen sind E-Mail-Benachrichtigungen eine regelmäßige Effizienzbremse. Unterbewusst entsteht nämlich immer die Angst, etwas zu verpassen, wenn eine neue Mail nicht gleich geöffnet wird. Ploppt also eine Nachricht auf, weil Sie eine neue Mail erhalten haben, geraten Sie mit großer Wahrscheinlichkeit jedes Mal aus Ihrem Rhythmus.

Die Effizienzrechnung ist einfach: Angenommen, Sie verbringen pro Mail nur 40 Sekunden mit dem Überfliegen des Inhalts. Bei 25 Mails pro Tag sind das insgesamt 15 Minuten. Das Problem: Wenn es beim Überfliegen bleibt, sind diese 15 Minuten verschenkt. Sobald Sie die Mail zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten wollen, überfliegen Sie den Inhalt in den meisten Fällen erneut – dafür werden wieder insgesamt 15 Minuten benötigt.

Übrigens: Ähnliches gilt natürlich für WhatsApp-Nachrichten und andere Benachrichtigungen auf dem Smartphone.

Der Zeitspar-Tipp: Deaktivieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen, die Sie in Ihrem Arbeitsflow stören. Richten Sie sich stattdessen besser Zeitabschnitte für die Bearbeitung eingegangener E-Mails ein.

2. Bearbeiten Sie E-Mails mit System

 
Welche Zeitabschnitte Sie sich für die E-Mail-Bearbeitung freihalten, entscheiden Sie.

Sowohl drei mal 30 Minuten pro Tag (morgens, mittags und abends) als auch ein Abschnitt pro Stunde sind möglich. Sie selbst wissen am besten, wie häufig es nötig ist, Ihre Mails zu bearbeiten. Wichtig ist nur, dass Sie sich in diesem Zeitraum ausschließlich auf die Bearbeitung von Mails fokussieren.

Setzen Sie sich dabei zum Ziel, jede Mail so selten wie möglich zu öffnen – im Idealfall nur einmal. Die 5 wichtigsten Aktionsarten sind dabei:

• Löschen: Mails, die Sie nicht benötigen.
• Weiterleiten: Mails, die Sie nicht betreffen oder deren Bearbeitung Sie delegieren.
• Archivieren: Alle Mails, auf die Sie später zugreifen müssen oder möchten.
• Erledigen: Beantworten Sie Mails oder erstellen Sie Termine.
• Terminieren: Alles, was mehr als 5 Minuten Bearbeitungszeit bedarf, wird zur To-do-Liste hinzugefügt.

Einmal daran gewöhnt, dass auf jedes Öffnen einer Mail eine dieser 5 Handlungsarten folgt, entstehen spürbare Zeiteinsparungen – in der Regel ca. 30 Minuten pro Tag!

3. Machen Sie Effizienz sichtbar

 
Ein weiterer Grund, weshalb sich das Abhaken einer Aufgabe hinziehen kann, sind Planlosigkeit und fehlende Zuständigkeiten. Beispiel: Sie benötigen eine Information von einem Kontakt, der sich wiederum nicht zurückmeldet – aus welchem Grund auch immer.

Hier hilft es, sich selbst Ziele zu setzen, anstatt darauf zu warten, dass Ihr Kontakt die Aufgabe in die Hand nimmt. Legen Sie sich einen Wochenplan  mit dem Ziel an, einen realistischen Prozessfortschritt zu bewirken, anstatt einfach nur „Herrn Schmitt nach Umfrageergebnissen fragen“ zu wollen. Die dazugehörigen Teilaufgaben können dann unter anderem umfassen, dass Sie Ihren Kontakt Herrn Schmitt in Abständen von zwei Tagen anrufen, um den Stand seiner Überlegungen zu erfragen.

Mails mit einer längeren Bearbeitungszeit als 5 Minuten kommen auf die To-do-Liste.

4.  Hinterfragen Sie übersteigerten Perfektionismus

 
Zeitverschwendung hängt nicht immer mit Nichtstun zusammen. Auch das Versteifen auf eine Aufgabe kann ein echter Zeitkiller sein. Deshalb hilft es, sich regelmäßig die Pareto-Regel vor Augen zu führen: Sie besagt, dass 80 % aller Aufgaben mit 20 % Ihres Einsatzes erledigt werden können. Die restlichen 20 % der Aufgaben erfordern 80 % Ihrer Zeit.

Der Zeitspar-Tipp: Fragen Sie sich, ob eine zusätzliche Zeiteinheit wirklich sinnvoll in Ihre aktuelle Aufgabe investiert wäre, oder ob dabei nur minimale Änderungen entstehen. Perfektionisten wird diese Aufgabe nicht leicht fallen – die spürbaren Zeiteinsparungen sind jedoch in den meisten Fällen überzeugend genug.

5. Bringen Sie jedes Hilfsmittel an seinen Platz

 
Die ewige Suche nach Unterlagen, Recherchematerial oder Guidelines des Auftraggebers kostet unnötig Zeit. Auch wenn es banal klingt: Geben Sie jeder Dokumentart und jedem Hilfsmittel einen festen Platz in Ihrem Arbeitszimmer – wenn nötig halten Sie dieses System schriftlich fest.

Die Tatsache, dass Sie jeden Gegenstand mit einem festen Platz verbinden, lässt Ihre Suchzeiten auf ein Minimum schrumpfen. Das funktioniert ähnlich wie bei Ihrer Besteckschublade, in der Sie vermutlich auch blind nach Löffel, Messer und Gabel greifen können.

Dieses Prinzip gilt natürlich auch für den Desktop. In dem kostenlosen E-Book „eKaizen – Ihr Weg zum für immer aufgeräumten Computer“ werden die dafür nötigen Schritte leicht verständlich und gut umsetzbar aufgeführt.

6. Lassen Sie sich nicht vom Ärger blockieren

 
Ärger entsteht nicht nur im Umgang mit Kollegen oder Auftraggebern – schon die Fahrt zur Arbeit oder zum ersten Termin des Tages kann für eine angespannte Grundhaltung sorgen. Wer sich ärgert, hat oft keine andere Chance, als den angestiegenen Puls wieder abkühlen zu lassen und zu warten, bis der Ärger wieder verfliegt. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Nerven.

Halten Sie nächstes Mal kurz inne, sobald Sie merken, dass Ärger in Ihnen aufsteigt. Zählen Sie dann langsam bis zehn – gedanklich oder laut ausgesprochen. Die Konzentration auf das Zählen bewirkt eine Art Neustart, durch den Sie die ärgerliche Situation noch einmal mit mehr Ruhe angehen können.

Fazit: Die Summe macht den Unterschied

 
Auch wenn Ihnen kleine Änderungen in Ihrer Arbeitsweise weniger bedeutend erscheinen – am Ende des Tages machen Sie den maßgeblichen Unterschied. Einerseits wird rückblickend die gesamte Zeitersparnis deutlich. Andererseits fällt es sehr viel leichter, mehrere geringe Hürden zu nehmen als eine große.

 
Über den Autor:

Büro-Effizienz-Experte (ntv) und „Aufräumer Nr.1“ (rtl), Experte für digitales Arbeiten: Jürgen Kurz ist Unternehmer, Senior-Consultant und Blogger. Er ist der Begründer von Büro-Kaizen^®, einer Methode, die mindestens 20 % mehr Effizienz im Büro ermöglicht. Seine Schwerpunkte sind effiziente Prozesse im Büro, digitale Lösungen, das Büro von morgen und mobiles Arbeiten.