Sicher durch den Gesetzesdschungel der Selbstständigkeit: Freiberuflichkeit, Gewerbeanmeldung und Co.

Als selbstständiger Autor kannst du ein Gewerbe für deine Tätigkeit anmelden und dabei von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. Wir erklären im Beitrag, worauf du als Freelancer achten musst.

Wer muss ein Gewerbe anmelden?

 
Das Maß der Dinge ist § 14 der Gewerbeordnung. Wenn du den „selbständigen Betrieb eines stehenden Gewerbes“ beginnst, musst du dies der zuständigen Behörde anzeigen und eine Gewerbeanmeldung tätigen. Du brauchst nur dann keine Gewerbeanmeldung vorzunehmen, wenn du freiberuflich tätig bist. Freiberufler genießen steuerlich einen Sonderstatus. Daraus ergibt sich in der Praxis die Frage, wer gewerblich und wer freiberuflich tätig ist. Die Begriffe „Selbstständiger“, „Freelancer“ und „Einzelunternehmer“ beschreiben Dienstleistungen aus unterschiedlicher Sichtweise und meinen im Ergebnis meist das Gleiche. Bist du selbstständig tätig, bist du auch Freelancer und Einzelunternehmer. Bist du Einzelunternehmer, bist du meist auch Gewerbetreibender. Selbst Freiberufler sind Einzelunternehmer, auch wenn diese Bezeichnung eher ungebräuchlich ist.
 
Möchtest du dich selbstständig machen, meldest du bestenfalls nicht sofort ein Gewerbe an. Denn mit der Gewerbeanmeldung stellst du die Weichen für deine steuerliche Zukunft. Hast du dich erst einmal als Gewerbetreibender angemeldet, wird es später schwierig, nachträglich als Freiberufler anerkannt zu werden. Du musst also vorher prüfen (oder prüfen lassen), ob deine Dienstleistung als freiberufliche Tätigkeit eingeordnet werden kann oder nicht. Um dich selbst einzuschätzen, solltest du dich an den Grundsätzen orientieren, nach denen die Rechtsprechung die Grenzen zieht. Diese Grenzen kannst du selbst am besten nachvollziehen, wenn du dir vergegenwärtigst, wovon Gesetzgeber und Rechtsprechung ausgehen und beispielhaft an typischen Fällen Maß nehmen.

Was ist der Unterschied zwischen Gewerbetreibenden und Freiberuflern?

 
Die Unterscheidung zwischen Freiberuflern und Gewerbetreibenden stammt aus längst vergangenen Zeiten, als die Berufswelt noch sehr viel einfacher strukturiert war. Ärzte und Rechtsanwälte waren typische Freiberufler, während der produzierende Unternehmer als Gewerbetreibender galt. Der Gesetzgeber versucht mit der Beschreibung von sogenannten Katalogberufen in § 18 des Einkommensteuergesetzes eine Richtschnur vorzugeben. Wenn du einen der dort genannten Katalogberufe betreibst, bist du automatisch Freiberufler. Journalisten, Lektoren, Übersetzer und Schriftsteller zählen aufgrund ihrer selbstständig ausgeübten künstlerischen und/oder schriftstellerischen Tätigkeiten zu diesen Katalogberufen.
 

 
Es kommt also sehr genau darauf an, was du tust. Die Abgrenzung, ob du freiberuflich oder gewerblich arbeitest, ist daher aus der Sichtweise des § 18 EstG vorzunehmen. Als Gewerbetreibender musst du deine Tätigkeit zunächst beim Gewerbeamt anmelden. Das Gewerbeamt informiert das Finanzamt. Von dort erhältst du ein mehrseitiges Formular, in dem das Finanzamt deine unternehmerische Situation abfragt. Freiberufler, die sich nicht beim Gewerbeamt anmelden müssen, melden sich von sich aus beim Finanzamt und erhalten ebenfalls den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Auch hier werden die Grundlagen für die steuerlichen Rahmenbedingungen fixiert. Du musst also genau wissen, wo du dich einordnest.

Wann bin ich freiberuflich tätig?

 
Übst du einen der Katalogberufe aus, bist du automatisch freiberuflich tätig. Dies trifft etwa auf Rechtsanwälte, Ärzte, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Buchprüfer zu. Auch Journalisten, Bildberichterstatter, Dolmetscher und Übersetzer sind als Katalogberufe benannt. Aber auch dann, wenn deine Dienstleistung nicht namentlich in den Katalogberufen zu finden ist, kannst du Freiberufler sein. Deine Dienstleistung muss dazu nur der eines Katalogberufes ähnlich sein. Voraussetzung dafür ist, dass Sie selbstständig wissenschaftlich, künstlerisch, schriftstellerisch, unterrichtend oder erzieherisch tätig bist. Wesentliches Merkmal der freiberuflichen Tätigkeit ist die unmittelbare, persönliche und individuelle Arbeitsleistung. Pauschale Einschätzungen sind nicht möglich, es kommt immer auf den Einzelfall an. Im Regelfall verfügen Freiberufler über eine akademische oder vergleichbare besondere berufliche Qualifikation oder schöpferische Begabung, so dass die persönliche, eigenverantwortliche, nicht weisungsgebundene und fachlich unabhängige Dienstleistung im Vordergrund steht. Oft besteht außerdem ein besonderes Vertrauensverhältnis zum Auftraggeber.

Beispiele für freiberufliche/gewerbliche Tätigkeiten

 
Arbeitest du als Autor, bist du zweifelsfrei freiberuflich tätig. Auch die Tätigkeit von Beratern wird teils als freiberuflich anerkannt, wenn sie wissenschaftlich, künstlerisch oder schriftstellerisch tätig sind. Für einen Werbeberater hatte der BGH (Der Betrieb 1960, 900) etwa die Freiberuflichkeit anerkannt, während er sie für einen Promotionsberater verneint hatte (BGH VIII R 74/05) – die Grenzen sind also fließend. Auch der EDV-Berater wurde nicht als Freiberufler anerkannt. Gleiches gilt für Vermögensberater, Immobilienmakler oder Bausparkassenvertreter. Der Betreiber eines Fitnessstudios ist ebenfalls gewerblich tätig. Auch in einem Fall, in dem ein Berater als freier und selbstständiger Mitarbeiter für Kosten, Erlösplanung, Controlling, Personalplanung, Marketing, Standortbeurteilung für die Eröffnung neuer Filialen und die Auswahl von Führungskräften beratend tätig war, verneinte die Rechtsprechung die freiberufliche Tätigkeit und qualifizierte die Dienstleistung als selbstständige Tätigkeit (Bundesfinanzhof NJW 2004, 463).
 
Bietest du im Internet „digitale“ Dienste an, kommt es darauf an, was du genau anbietest. Je individueller und eigenständiger du dich darstellst, desto mehr fällt deine Tätigkeit in den freiberuflichen Bereich. Auch wenn du dafür eine qualifizierte Ausbildung benötigst, bist du eher Freiberufler.

Praxistipps für Freelancer

 
Es ist deine Aufgabe, diejenigen Aspekte vorzutragen, die für eine freiberufliche Tätigkeit sprechen. Wenn also das Finanzamt der Auffassung sein sollte, dass du gewerblich tätig bist, musst du argumentieren, warum aus deiner Sicht die freiberuflichen Aspekte überwiegen. Hast du deine Einkünfte in der Einkommensteuererklärung als Einkünfte aus freiberuflicher Tätigkeit deklariert, musst du damit rechnen, dass das Finanzamt im Zweifelsfall eine Außenprüfung in deinem Büro durchführt und deine Geschäftsunterlagen einsieht.
 

Welche Vorteile und Nachteile hat eine Gewerbeanmeldung?

 
Ist deine Dienstleistung nicht als freiberufliche Tätigkeit zu qualifizieren, führt an der Gewerbemeldung kein Weg vorbei. Vorteile ergeben sich daraus nicht. Vor allem dann, wenn deine Tätigkeit einer besonderen Überwachung oder Genehmigung unterliegt, musst du sowieso ein Gewerbe anmelden. Details findest du in §§ 30 ff der Gewerbeordnung. Genehmigungsbedürftige Tätigkeiten üben beispielweise Makler, Anlageberater, Bauträger und Versicherungsvermittler aus.
 
Die Konsequenz der gewerblichen Tätigkeit ist die Gewerbesteuerpflicht: Deine Einnahmen unterliegen der Gewerbesteuer. Ein Trostpflaster besteht darin, dass dir auf deinen Gewinn ein Freibetrag von 24.500 € zugestanden wird. Vor allem kommt es darauf an, in welcher Gemeinde du dein Gewerbe betreiben. Gemeinden erheben sogenannte Hebesätze, die sie weitgehend autonom festlegen. Die gebräuchlichen Hebesätze liegen zwischen 200 % und 650 %. Daraus ergibt sich dann die Gewerbesteuer, die die Gemeinde per Steuerbescheid festsetzt und im Wege vierteljährlicher Vorauszahlungen einfordert. Diesen Gewinn darfst du per Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, wenn der Jahresumsatz 500.000 € nicht übersteigt und der Jahresgewinn nicht höher als 50.000 € ist.

Welche Vorteile und Nachteile hat die freiberufliche Tätigkeit?

 
Der entscheidende Vorteil der freiberuflichen Tätigkeit besteht darin, dass du für deine Einkünfte keine Gewerbesteuer zahlen musst. Außerdem wird dir die Buchhaltung leichter gemacht. Gewerbetreibende müssen schon ab einem bestimmten Gewinn eine Bilanz erstellen. Freiberufler entscheiden dagegen selbst bei hohen Gewinnen frei, ob sie eine Bilanz erstellen oder sich nur auf die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) beschränken. Die Einnahmenüberschussrechnung ist wesentlich einfacher und kostengünstiger und kann ohne Steuerberater erstellt werden.
 
Einen weiteren Vorteil beschert Freiberuflern das Umsatzsteuerrecht. Als Freiberufler darfst du dich, egal wie hoch dein Jahresumsatz ist, für die sogenannte Ist-Besteuerung entscheiden. Bei der Ist-Besteuerung wird die Umsatzsteuer für deine Umsätze erst fällig, wenn dein Kunde zahlt. Gewerbetreibende, die der Soll-Besteuerung unterliegen, müssen die Umsatzsteuer bereits dann an den Fiskus abführen, wenn sie die Rechnung erstellt haben, ohne dass es darauf ankommt, wann der Kunde zahlt.

Nutze die Kleinunternehmerregelung!

 
Als Gewerbetreibender oder Freiberufler kannst du die Kleinunternehmerregelung für dich nutzen (§ 19 UstG). Damit ersparst du dir einen erheblichen bürokratischen Aufwand. Als Kleinunternehmer giltst du dann, wenn dein Jahresumsatz zuzüglich der darauf entfallenden Umsatzsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr bzw. im Jahr der Gründung höchstens 22.000 € betrug (Bruttoumsatz, ab dem 01.01.2020; für die Jahre davor lag diese Grenze bei 17.500 Euro) und du im laufenden Kalenderjahr aller Voraussicht nach maximal 50.000 € verdienen wirst. In diesem Fall musst du keine Umsatzsteuervoranmeldung vornehmen.
 
Der Vorteil besteht darin, dass du in deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen musst. Außerdem kannst du den bürokratischen Aufwand reduzieren, wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt.
 
Der Nachteil ist wiederum, dass du die Vorsteuern für die von dir selbst an Dritte bezahlten Rechnungen nicht geltend machen kannst. In der Existenzgründungsphase, in der du möglicherweise hohe Investitionskosten mit hohen Vorsteuern hast, könnte es daher durchaus vorteilhaft sein, wenn du auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest und die Vorsteuer geltend machst.

Tipp der Textbroker-Redaktion:

Rechnungsprogramme können dir eine große Hilfe bei der Erstellung deiner Rechnungen, Angebote und Mahnungen sein. Wie eine Rechnung aussehen sollte und welche Hilfsmittel es gibt, zeigen wir dir hier!

Praktische Steuertipps für Freelancer

 
Als Gewerbetreibender und Freiberufler bist du, wenn du nicht die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst, umsatzsteuerpflichtig. Wie oft du die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben musst, richtet sich nach der Höhe der eingenommenen Umsatzsteuer. Beträgt die Umsatzsteuer im Vorjahr nicht mehr als 1.000 €, genügt die Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung. Ist die Umsatzsteuer im Vorjahr nicht höher als 7.500 €, brauchst du nur vierteljährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben. Umsatzsteuerbeträge über 7.500 € verpflichten jedoch zur Abgabe einer monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung.
 
Das gleiche Schicksal trägst du als Existenzgründer in den ersten beiden Jahren deiner Unternehmensgründung: Du musst auch in diesem Fall monatlich die Umsatzsteuer anmelden (§ 18 Abs.II S. 4 UstG). Dazu solltest du wenn möglich die Vorsteuerberechnung nach Durchschnittssätzen nutzen. Viele Unternehmer dürfen nämlich anstelle der tatsächlichen Vorsteuer mit Durchschnittssätzen abrechnen. Als freiberuflicher Journalist oder Autor beläuft sich deine Vorsteuerpauschale auf 4,8 % deines Nettoumsatzes. Details stehen in § 70 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV).
 
Auch die Betriebskostenpauschale bringt Vorteile. So darfst du als hauptberuflich selbstständig arbeitender Journalist oder Autor 30 % deiner Betriebseinnahmen pauschal als Betriebsausgaben absetzen, maximal 2.455 € im Jahr. Nur dann, wenn deine Betriebsausgaben über diesem Betrag liegen, solltest du dir die Mühe machen und die Ausgaben einzeln abrechnen. Weitere praktische Steuertipps für Freelancer gibt es hier.

Gewerbeanmeldung für Freiberufler: ja oder nein?

 
Du siehst: Ob du gewerblich oder freiberuflich einzuordnen bist, hängt von einer ganzen Reihe von Faktoren ab. Teils hast du es selbst in der Hand. Im Regelfall dürfte die freiberufliche Tätigkeit vorteilhafter sein, denn Freiberufler arbeiten weniger bürokratisch. Egal, was in deinem Fall zutrifft: Zumindest aus steuerlicher Sicht ergeben sich eine Reihe von Ansatzpunkten, in guter Manier mit dem Fiskus zusammenzuarbeiten.
 
Wir hoffen, dass wir dir mit dieser Übersicht dabei helfen konnten, die für dich passende Regelung zu finden. Der Beitrag ersetzt jedoch keine Beratung beim Finanzamt oder Steuerberater. Wende dich deshalb mit Fragen zu deinem Fall bitte an die entsprechende Stelle. Da sich Freibeträge und Gesetze ändern können, übernehmen wir keine Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben.

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