So geht deine Rechnung auf: Rechnungsprogramme für Selbstständige und Freelancer

Sich als Selbstständiger oder Freelancer mit den eigenen Finanzen befassen zu müssen ist eher lästig. Schließlich möchtest du kreativ sein und nicht deine Tage damit zubringen, die Gedanken zusammenzuhalten und dem Geld hinterherzurennen. Doch der Blick auf den Kontostand genügt bei vielen, um dem Thema Finanzen dann doch die nötige Aufmerksamkeit zu schenken.

Der erste Schritt zum Ziel sind deine Rechnungen. Die gute Nachricht ist: Hier kannst du einfach Hilfe bekommen. Denn es gibt Rechnungsprogramme, die dir die Arbeit erleichtern und zeitsparend sind. Mit einem Rechnungsprogramm kannst du Rechnungen schreiben und – sofern die Option vorhanden ist – auch Angebote und Mahnungen erstellen.

Du denkst, als Autor oder Texter bräuchtest du das nicht?

 
Du bist Autor oder Texter und glaubst, dass sich deine Rechnungen auch in Word und Excel leicht erstellen lassen? Wozu also der Aufwand? Es ist richtig: Selbstverständlich kannst du dir auch selbst eine Rechnungsvorlage basteln. Doch die Erstellung mit Word oder Excel birgt einige Fallen, in die du natürlich gar nicht erst tappen musst.

Deine Rechnungsvorlage muss bestimmten Anforderungen gerecht werden. Das sind die Pflichtangaben, die auf deiner Rechnung nicht fehlen dürfen:

• Name und Anschrift deines Unternehmens
• Name und Anschrift deines Kunden
• deine Steuernummer oder die UID-Nummer
• eine fortlaufende Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum
• das Liefer- oder Leistungsdatum
• die Art und die Menge des Produkts
• die Bezeichnung der Dienstleistung
• die Angaben zum Preis
• der Bruttobetrag, die Umsatzsteuer und der Nettobetrag
• der Hinweis auf eine eventuell vorliegende Steuerfreiheit

 

 
Die Vorteile einer solchen Rechnungsvorlage mit Word oder Excel liegen klar auf der Hand: Die Pflichtfelder sind angelegt, das Format ist vorgegeben und das Layout kann leicht mit firmeneigenen Informationen versehen werden. So bist du schon ein wenig effizienter und wirkst auch professioneller. Ist die Rechnungsvorlage erst einmal erstellt, kannst du sie immer wieder verwenden.

An dieser Stelle fragst du dich, wo die Falle sein soll? Ganz einfach, deine Rechnungsvorlage in Word oder Excel ist nicht GoBD-konform und kann dir deshalb keine ordnungsgemäße Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff bieten. Erstaunlicherweise kennen nur die wenigsten die sogenannten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Das kann in der Folge Stress mit dem Finanzamt bedeuten. Auch kannst du die Angaben auf einer Rechnungsvorlage nicht einfach blind übernehmen. Der Fehlerteufel hat sonst ein leichtes Spiel und du verärgerst deine Kunden. Hinzu kommt, dass du bei einer Rechnungsvorlage nur eingeschränkte Designoptionen hast. Ein Rechnungsprogramm bietet da mehr Möglichkeiten. Du kannst zum Beispiel dein Layout individuell gestalten. So hinterlässt du bei deinen Kunden einen bleibenden Eindruck und verstaubst nicht in Aktenordnern.

Wie sieht die Lösung für dein Problem aus?

 
Keine Sorge, um GoBD-konform zu sein, musst du nicht viel Geld in die Hand nehmen. Lösungen liefern dir verschiedene Anbieter von Rechnungsprogrammen.

Folgende Vorteile gehen damit einher:

• Du benötigst weniger Zeit, um deine Rechnungen zu schreiben.
• Es ist flexibler und du hast die Möglichkeit, unterschiedliche Rechnungen zu erstellen. Benötigst du zum Beispiel verschiedene Steuersätze oder tätigst Auslandslieferungen,
  brauchst du in Word oder Excel jeweils eine andere Vorlage. Mit einem Rechnungsprogramm kannst du in verschiedenen Sprachen und Währungen fakturieren.
• Du hast den vollen Überblick über alle bereits geschriebenen Rechnungen.
• Sollte dein Kunde nicht zahlen, kannst du aus der geschriebenen Rechnung direkt eine Mahnung erstellen.
• Hast du bereits ein Angebot für den Kunden angelegt, kannst du aus diesem Angebot automatisch eine Rechnung erstellen.
• Dein Layout kannst du individuell gestalten und ihm so eine persönliche Note geben.
• Alle geschriebenen Rechnungen lassen sich mit einem Mausklick drucken und versenden.
• Du suchst eine Rechnung, weil sie beim Kunden nicht angekommen ist? Kein Problem, denn mit der automatischen Such- und Filterfunktion findest du deine Rechnungen schnell.
  So kannst du sie anschließend einfach noch einmal versenden.
• Wartest du auf eine Zahlung, kannst du auf Basis des Bankings einen automatischen Zahlungsabgleich mit deinen geschriebenen Rechnungen vornehmen.

 

 
Du kannst ein Rechnungsprogramm noch besser nutzen, indem du deinem Steuerberater einen eigenen Account gibst. So kann der Steuerberater deine vorhandenen Daten direkt aus dem Programm exportieren und in seines importieren. Es spart Kosten, wenn du deine Rechnungen selbst verwaltest und bei Bedarf deine Finanzen vom Steuerberater über seinen Zugang prüfen lässt. Das gilt übrigens auch für die Ausgaben, denn eine Rechnungssoftware beinhaltet meist auch die Einnahmen-Ausgaben-Verwaltung und eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Somit sparst du eine Menge Papier und verhinderst ein Kommunikationschaos. So hast du mehr Zeit, deine kreative Ader auszuleben.

Online oder offline?

 
Nicht alle Rechnungsprogramme sind gleich und nicht jedes Programm ist für jeden geeignet. Doch in der Regel sind sie alle intuitiv zu bedienen. Zu Beginn musst du dir über deine Anforderungen im Klaren sein und dann kannst du die Softwareanbieter vergleichen. Das Preis-/Leistungsverhältnis ist nicht nur für Autoren und Texter wichtig. Nutze bei Unklarheiten den Support des Softwareanbieters.

Es gibt Software, die du auf deinem PC oder Laptop installieren musst. Das ist die Offline-Variante. Doch es gibt auch Online-Lösungen, die in deinem Internetbrowser oder mit einer App funktionieren. Online-Rechnungsprogramme wie sevDesk haben den Vorteil, dass du von überall Zugriff auf deine Unterlagen hast. Außerdem musst du dich nicht um Updates kümmern. Denn diese werden vom Softwareanbieter automatisch in das Programm eingespielt. Du kannst also auch um die Welt reisen, dabei Rechnungen schreiben und einen Überblick über deine Finanzen behalten. Die einzige Voraussetzung ist ein Internetzugang. Unabhängig davon, ob du einen Rechner, Laptop, Smartphone oder Tablet besitzt, kannst du das Tool immer nutzen. Eine gute Work-Life-Balance, oder?

Die Arbeitsweise solcher Rechnungsprogramme – egal ob online oder offline – ist gleich:

1. Zunächst wird ein Angebot erstellt, dass du an den potenziellen Auftraggeber versenden kannst.
2. Bekommst du den Zuschlag und hast den Auftrag zur Zufriedenheit deines Kunden abgearbeitet, kannst du aus deinem Angebot mit nur einem Mausklick eine Rechnung erstellen.
3. Ist dein Kunde in Zahlungsverzug geraten, kannst du die Rechnung per Klick in eine Mahnung umwandeln.

Sind Cloudlösungen nicht gefährlich?

 
Bei Cloud-Rechnungsprogrammen liegen die Daten im Netz beim Softwareanbieter und nicht auf der eigenen Festplatte. Du weißt nicht, ob du dieses Risiko eingehen sollst? Die gute Nachricht: Die Daten in einer cloudbasierten Software sind sicher, entsprechen der DSGVO und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. Ein Zertifikat des Softwareanbieters belegt das. Grundsätzlich musst du bei der Auswahl der Cloudlösung auf die Sicherheitsstandards achten.Um ein Gefühl für die Benutzerfreundlichkeit der jeweiligen Software zu bekommen, kannst du Testversionen nutzen. Darin solltest du wirklich Zeit investieren.

Doch zusammengefasst kann man sagen: Cloudbasierte Lösungen sind flexibel, kostengünstig, bedienerfreundlich, innovativ, maßgeschneidert auf deine Bedürfnisse und standortunabhängig. Das sind doch ausgezeichnete Voraussetzungen, um als Selbstständiger oder Freelancer das Boot sicher durch die Stürme des Geschäftslebens zu steuern.

Für alle Freelancer, nicht nur für Texter und Autoren, erleichtern und verbessern Rechnungsprogramme das tägliche Einerlei. So kannst du letztendlich viel effizienter arbeiten. Das hat Auswirkungen auf deinen Stundenlohn oder deinen Wortpreis. Ein kleines Beispiel: Wenn du deine Rechnungen jeden Monat, um drei Stunden schneller erledigst und einen besseren Überblick über deine Finanzen hast, bleibt mehr Zeit für deine kreative Seite und neue Aufträge. Worauf wartest du also noch?
 

Autorenprofil Fabian Silberer

Fabian Silberer ist Gründer und Geschäftsführer von sevDesk, einer cloudbasierten Buchhaltungssoftware für Selbstständige und Kleinunternehmer. Im Jahr 2013 gründete er zusammen mit seinem damaligen Studienfreund Marco Reinbold das Software-Start-up, welches heute mehr als 65.000 Kunden vorweisen kann.