Steuererklärung für Freelancer – darauf kommt es an

Die Steuererklärung ist für Freelancer ein wichtiger Teil der selbstständigen Arbeit. Mit unseren Tipps weißt du, worauf du dabei achten musst.

Umsatzsteuer und Einkommensteuer: Was ist zu beachten?

 
Wer den Unterschied zwischen Umsatzsteuer und Einkommensteuer kennt, hat bereits eine gute Grundlage für das Verständnis des Steuersystems. Das Prinzip ist nämlich denkbar einfach:
 

• Die Umsatzsteuer wird auf einzelne wirtschaftliche Transaktionen berechnet, die von Unternehmern getätigt werden. Hier wird nur die eingenommene mit der selbst gezahlten Umsatzsteuer verglichen. Die Differenz nimmt das Finanzamt ein.
• Bei der Einkommensteuer werden auch soziale und persönliche Umstände des Betroffenen berücksichtigt. Deswegen haben zum Beispiel auch Ausgaben für die Sozialversicherung, für Kinder oder das Einkommen des Ehe- oder Lebenspartners Einfluss auf die Höhe der Steuerlast.

Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung

 
In der Praxis sieht das System der Umsatzsteuer so aus:
 

• Der Freelancer nimmt Honorare von seinen Kunden ein, der Kunde zahlt zusätzlich 19 % Umsatzsteuer.
• Auch der Freiberufler zahlt Umsatzsteuer, zum Beispiel für seinen Bürobedarf.
• In den monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldungen wird die sogenannte Umsatzsteuerzahllast festgestellt. Das ist die Differenz zwischen eingenommener und ausgegebener Umsatzsteuer.

 
In den Umsatzsteuervoranmeldungen werden Vorauszahlungen auf die eigentlich erst am Ende des Kalenderjahres festzustellende Umsatzsteuerschuld angemeldet. Die endgültige Umsatzsteuerschuld wird erst auf Grundlage der Umsatzsteuererklärung verbindlich festgelegt. In der Praxis fasst die Umsatzsteuererklärung für das gesamte Jahr in der Regel nur die Voranmeldungen zusammen. Übrigens kann die Umsatzsteuerzahllast auch negativ sein. Wer zum Beispiel als Existenzgründer am Anfang mehr Geld für sein Büro ausgibt, als er aus seiner Tätigkeit einnimmt, erhält keine Erstattung.
 
Für einen konventionellen Texter sind auf dem ELSTER-Formular für die Umsatzsteuervoranmeldung in der Regel nur wenige Felder auszufüllen. Die wichtigsten sind Folgende:
 

• Persönliche Daten, Voranmeldezeitraum (Quartal oder Monat)
• Feld 81: Umsätze zum Steuersatz von 19 %
• Feld 66: Abziehbare Vorsteuer
• Alternativ zu Feld 66: Feld 63 bei pauschalisiertem Vorsteuerabzug

 
Die Berechnungen übernimmt das ELSTER-Programm.

Pauschaler Vorsteuerabzug für Freelancer

 
Für die Arbeit als Autor reichen bekannterweise in der Regel ein Computer und ein Drucker. Ab und zu fallen Kosten für Software, Druckerpapier oder andere Utensilien an. Der Texter kann deshalb von der eingenommenen Umsatzsteuer in der Regel nur wenig selbst gezahlte Umsatzsteuer absetzen. Um die Berechnung der Umsatzsteuerzahllast zu vereinfachen, hat der Gesetzgeber sogenannte Vorsteuerpauschalen für bestimmte Berufsgruppen eingeführt. Hier zieht der Selbstständige von der eingenommenen Umsatzsteuer einen bestimmten Prozentsatz pauschal ab.
 
Diese Prozentsätze liegen für Schriftsteller bei 2,6 Prozent, während sie für Journalisten bei 4,8 Prozent liegen. Als Texter kann man sich für eine dieser beiden Alternativen entscheiden – je nachdem, wo der persönliche Schwerpunkt der Tätigkeit liegt. Einzelheiten kannst du im Abschnitt A IV der Anlage zur Umsatzsteuerdurchführungsverordnung nachlesen.

Die Kleinunternehmerregelung

 
Willst du dir die üblicherweise viermal im Jahr anfallende Umsatzsteuervoranmeldung und die Umsatzsteuererklärung am Ende des Jahres sparen, kannst du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch nehmen. Als freischaffender Kleinunternehmer berechnest du auf deine Leistungen keine Umsatzsteuer. Im Gegenzug kannst du dir aber auch keine selbst gezahlte Mehrwertsteuer vom Finanzamt erstatten lassen.
 
Wer kann sich überhaupt als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen? Hier gelten zwei Voraussetzungen:
 

1. Die umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen (nicht der Gewinn) im Vorjahr blieben unter 17.500 Euro
2. und sie werden im laufenden (zweiten) Kalenderjahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen.

Welche Unterlagen sind für die Umsatzsteuer wichtig?

 
Manchmal nimmt das Finanzamt Außenprüfungen vor. Diese werden vorher angekündigt. Dafür ist es wichtig, alle Unterlagen zur Umsatzsteuer chronologisch geordnet bereitzuhalten. Zudem müssen Rechnungen laut § 14b UStG 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
 
Zum Vorsteuerabzug berechtigen jedoch nur Rechnungen, die die Umsatzsteuer korrekt ausweisen. Welche einzelnen Voraussetzungen eine Rechnung erfüllen muss, ergibt sich aus § 14 Abs. 4 UStG.

Die Einkommensteuererklärung

 
Einmal im Jahr steht die etwas aufwändigere Einkommensteuererklärung an. Als Freelancer musst du hier auf jeden Fall vier Formulare ausfüllen:
 

1. Mantelbogen
2. Anlage S (Selbstständige)
3. Anlage Vorsorgeaufwand (das sind meist die Beiträge für die Künstlersozialversicherung)
4. Anlage EÜR (seit 2017 reicht eine selbst erstellte Einnahmenüberschussrechnung nicht mehr aus)

 
Außerdem gibt es noch die Anlagen N für Arbeitnehmer, KAP für Kapitalanleger, AV für die private Altersvorsorge, VL für vermögenswirksame Leistungen, AUS für ausländische Kapitaleinkünfte. Anlage N muss zum Beispiel dann ausgefüllt werden, wenn man neben der freiberuflichen noch eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung ausübt – oder wenn der Ehepartner berufstätig ist.

Wie erstellt man eine Einnahmenüberschussrechnung?

 
Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erfordert bei der Einkommensteuererklärung in der Regel den meisten Aufwand und kann nur elektronisch über ELSTER an das Finanzamt übermittelt werden. Lediglich in Härtefällen verzichtet das zuständige Finanzamt nach einem entsprechenden Antrag auf die elektronische Übermittlung. Um dir das Ausfüllen des dreiseitigen Formulars zu erleichtern, kannst du dir vorher (und im Laufe des Jahres) selbst eine Einnahmeüberschussrechnung erstellen. So behältst du den Überblick über deine Einnahmen.
 
Freelancer sind glücklicherweise nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet. Das erleichtert vieles. In der EÜR stellt der Freiberufler ganz einfach die Einnahmen und Ausgaben eines Kalenderjahres gegenüber. Die Differenz ergibt das Jahreseinkommen, das als Grundlage für die Berechnung der Einkommensteuer dient. Um den Gewinn festzustellen, hast du verschiedene Möglichkeiten. Empfehlenswert ist die Berechnung mit Brutto-Beträgen. Das heißt: Gezahlte Umsatzsteuer, eingenommene Umsatzsteuer und Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt bilden separate Konten.
 
Hier ein sehr verkürztes Beispiel, das die Logik einer EÜR veranschaulicht:
 

 
Diese Ausgaben und Einnahmen müssen tatsächlich im betreffenden Kalenderjahr angefallen sein. Das heißt zum Beispiel:
 

• Eine Umsatzsteuerzahlung an das Finanzamt, die das vierte Quartal 2017 betrifft, aber erst im Januar 2018 eingezogen wird, zählt nur für das Jahr 2018.

 
Es gilt immer der Zeitpunkt der Zahlung. Das zählt auch für Rechnungen: Für die Umsatzsteuer und die Einkommensteuer kommt es nicht darauf an, wann die Rechnung ausgestellt, sondern wann sie beglichen wurde.

Welche Unterlagen sind für die Steuererklärung für Freelancer wichtig?

 
Auch im Zeitalter der Digitalisierung ist die Buchhaltung mit viel Papierkram verbunden, insbesondere bei Rechnungen. Deshalb sollte man auch Bescheinigungen, die als PDF-Dokument ankommen, ausdrucken und in einem Ordner verwahren – am besten in chronologischer Reihenfolge.
 
Am Ende eines Jahres ergibt der Vergleich zwischen Einnahmen und Ausgaben einen Gewinn oder einen Verlust. Das persönliche Einkommen ist die Grundlage für die Berechnung der Einkommensteuer. Von diesem Einkommen werden bestimmte Ausgaben abgezogen, die letztlich die Einkommensteuer verringern. Auch dafür sind Belege wichtig, zum Beispiel:
 

• Bescheide über Beiträge zu Renten-, Kranken- und Pflegeversicherungen, Vorsorge-Aufwendungen
• Belege über Spenden für gemeinnützige Organisationen
• Bescheinigungen über Ausgaben für Kindererziehung (Kita-Beiträge usw.), Werbungskosten, haushaltsnahe Dienstleistungen usw.

 
Die meisten Belege müssen nicht zusammen mit der Einkommensteuererklärung beim Finanzamt abgegeben werden. Sie müssen nur bereitgehalten werden, um sie auf Nachfrage vorzeigen zu können. Nach Erstellung der Einkommensteuererklärung mit Elster weist das Programm auf alle Unterlagen hin, die beim Finanzamt einzureichen sind.

Die wichtigsten Fristen

 
Abhängig vom Umsatz müssen Umsatzsteuervoranmeldungen monatlich oder quartalsweise erstellt werden. Einkommensteuererklärung und Umsatzsteuererklärung sind für das Kalenderjahr abzugeben. Die Fristen:
 

• Umsatzsteuervoranmeldungen: jeweils am 10. Tag des Folgemonats
• Umsatzsteuererklärung und Einkommensteuererklärung: 31. Juli des Folgejahres

 
Für die Umsatzsteuererklärung und die Einkommensteuererklärung gewähren die Finanzämter auf Antrag auch Fristverlängerungen, beispielsweise wenn du einen Steuerberater hast.

Hilfreiche Software für die Steuer

 
Worauf man als Freelancer auf keinen Fall verzichten kann, ist ELSTER. Diese Software für die elektronische Steuererklärung wird von Bund und Ländern kostenlos auf elster.de zur Verfügung gestellt. Die digitale Übermittlung von Formularen ist heute Standard. Nur in Ausnahmefällen akzeptieren die Finanzämter Einkommensteuererklärungen oder Umsatzsteuererklärungen auf Papier. Ohne ELSTER kommt heute kein Freiberufler mehr aus.
 
Natürlich gibt es für die persönliche Buchhaltung und die Steuer auch jede Menge Software auf dem Markt – auch als Freeware. Teilweise handelt es sich hierbei um praktische Excel-Vorlagen, zum Beispiel für die Einnahmenüberschussrechnung.
 
Wer die Grundlagen eines Tabellenkalkulationsprogramms wie Excel beherrscht, benötigt als Freelancer mit überschaubaren Einnahmen und Ausgaben meist keine Steuer- oder Buchhaltungssoftware. Hier reicht das regelmäßige Eintragen von Einnahmen und Ausgaben. Wichtig ist vor allem, dass du Nettobeträge und Umsatzsteuer trennst. So werden die regelmäßig anfallenden Umsatzsteuervoranmeldungen und die EÜR am Ende des Jahres ganz einfach.

Fazit

 
Wer täglich seine Rechnungen abheftet und gewissenhaft Ein- und Ausgaben protokolliert, hat auch keinen Ärger mit dem Finanzamt. Fällt der Steuerbescheid einmal etwas höher aus, tröste dich mit der Einsicht, dass die Zahlungen letztlich allen zugutekommen. Denn ohne Steuergelder gäbe es kaum eine Infrastruktur, die Freelancern ihre Tätigkeit möglich macht. Steuern nützen letztlich allen – und wer die Übersicht behält, erlebt keine bösen Überraschungen.
 
Achtung: Für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben in diesem Ratgeber übernehmen wir keine Verantwortung. Der Artikel ersetzt außerdem keine Steuerberatung. Bitte wende dich bei steuerlichen Fragen in deinem speziellen Fall an einen Steuerberater, einen Rechtsanwalt oder das Finanzamt.
 
Wir hoffen, dass dir die nächste Steuererklärung mit unseren Tipps leichter von der Hand geht.

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