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Erfolgreiches Projektmanagement mit der Netzplan-Methode

Viele Menschen können sich komplexe Themen besser vorstellen, wenn sie sie sehen. Netzplan-Projektmanagement setzt genau hier an: Visualisieren Sie Ihr Projekt ganz einfach und verschaffen Sie sich in nur 4 Schritten den ultimativen Überblick.

Erfolgreiches Projektmanagement

Projekte gibt es wie Sandkörner am Meer. Doch egal, ob es darum geht, einen Textauftrag abzuwickeln, einen Umzug zu planen oder in einem internationalen Konzern das langjährige IT-System auf eine neue Software umzustellen – alle Beteiligten sollten stets vor Augen haben, an welchem Punkt innerhalb des Projekts man gerade steht und welche Schritte wann gegangen werden müssen. Doch gerade bei großen, abteilungsübergreifenden Projekten passiert es schnell, dass man den Überblick verliert. Zu komplex und zu verworren scheinen die Aufgaben zu sein. Zum Glück existieren mittlerweile viele sehr gute Tools, um Projekte aller Art und Dimension erfolgreich zu managen. Ganz am Anfang ist es jedoch wichtig, ein Projekt in seiner Gänze zu begreifen, sprich, sich die zeitlichen Eckpfeiler vor Augen zu führen und sich Ziele zu setzen.

 

Kollegen an Stehtisch mit Tablet

Zu Beginn eines Projekts sollten sich alle Beteiligten eventuelle Stolpersteine vor Augen führen, um diese besonders im Blick zu behalten.

Visualisieren Sie Ihr Projekt!

Eine gute Methode, um sich einen ersten Überblick über den Umfang eines Projekts zu verschaffen, ist die Erstellung eines Netzplans. Diese Technik setzt auf die grafische Visualisierung aller für das Projekt notwendigen Schritte und Ressourcen. Alle Vorgänge werden einzeln dargestellt und durch Pfeile miteinander verbunden. Sie symbolisieren logische Abhängigkeiten zwischen einzelnen Schritten. Auf diese Weise haben Sie die Zeit während Ihres Projekts immer im Blick. Wie Sie einen Netzplan erstellen, ist in wenigen Schritten erklärt:

1. Schritt: Sämtliche Vorgänge erfassen

Zu Beginn werden alle Vorgänge eines Projekts erfasst und notiert. Überlegen Sie sich, welche Schritte im Einzelnen gegangen werden müssen und schreiben Sie diese auf. Vielleicht legen Sie auch gleich eine Tabelle an. Geben Sie jedem Vorgang eine Nummer. Nehmen wir folgendes Beispiel: Sie wollen einen neuen Printkatalog erstellen. Um Ihr Projekt zu starten, benötigen Sie ein Team. Die Zusammenstellung dieses Teams wäre nun der erste Vorgang innerhalb des Projekts, also bekäme dieser die Nummer eins. Danach ist ein Kick-off-Meeting sinnvoll. Dieses erhielte nun die Nummer zwei. Anschließend steht vielleicht an, alle am Projekt Beteiligten bezüglich ihrer zukünftigen Aufgaben zu instruieren. Diese Aktion bekäme nun die Nummer drei und so weiter.

Netzplan zeichnen

Alle Vorgänge eines Projekts werden zunächst erfasst und nummeriert.

2. Schritt: Vorgänge in den Netzplan übertragen

Jetzt kommt der kreative Part, denn nun dürfen Sie skizzieren, zeichnen und Tabellen bauen. Ob Sie das Ganze per Hand am Flipchart tun oder digital am Rechner, bleibt Ihnen überlassen. Wenn mehrere Beteiligte im Spiel sind, empfiehlt sich jedoch die digitale Variante. So kann der Netzplan schnell per Mail verschickt oder online gestellt und so von allen jederzeit eingesehen werden.

Was ist also konkret zu tun? Sie nehmen sich nun nacheinander alle Vorgänge vor, die Sie notiert haben, und legen für jeden eine Mini-Tabelle mit drei Zeilen und drei Spalten an. In das oberste linke Kästchen schreiben Sie die Nummer eines Vorgangs, in unserem Fall wäre das zum Beispiel die „1“ für die Zusammenstellung des Teams. Überlegen Sie sich nun, wie viel Zeit dieser Vorgang etwa in Anspruch nehmen wird und tragen Sie die geplante Dauer in das Kästchen ganz rechts oben ein. Im Kästchen unterhalb der Nummer wird der früheste Anfangszeitpunkt notiert, und wiederum darunter der späteste Anfangszeitpunkt. In das Kästchen unter der Dauer tragen Sie den frühesten Endzeitpunkt ein und darunter wiederum den spätesten Endzeitpunkt. Diese konkreten Daten werden Ihnen helfen, Ihre Deadlines einzuhalten. Und das ist von großer Bedeutung für das Gelingen Ihres Projekts.

3. Schritt: Ausreichend Puffer einkalkulieren

In jedem Projekt kann es zu Verzögerungen kommen – Urlaubszeit, krankheitsbedingte Ausfälle oder andere Fehlzeiten von Kollegen, Lieferschwierigkeiten von benötigten Materialien und was es sonst noch Unvorhergesehenes gibt, das sich einem in den Weg stellt. Es ist deshalb zwingend notwendig, im Netzplan zeitliche Puffer bei der Planung einzukalkulieren. Genau hierfür ist die mittlere, noch freie Spalte in der Mini-Tabelle vorgesehen. Berechnen Sie nun einfach die Zeit zwischen dem frühesten Anfangs- und dem frühesten Endzeitpunkt des Vorgangs und tragen Sie diese in der Spalte dazwischen ein. Dies ist also die im Netzplan-Projektmanagement als „freier Puffer“ bezeichnete Zeitreserve, die in Anspruch genommen werden kann, ohne dass sich die nachfolgenden Vorgänge zeitlich verschieben oder gar das Gesamtprojekt gefährdet wird. Genauso verfahren Sie mit der untersten Zeile: Die Differenz von spätestem Anfangs- und spätestem Endzeitpunkt ist der Gesamtpuffer. Beträgt dieser zum Beispiel zwei Wochen, bedeutet dies, dass der betreffende Vorgang maximal um zwei Wochen nach hinten verschoben werden darf. Werden diese zwei Wochen überschritten, drohen die nachfolgenden Vorgänge zu scheitern.

Weitere Beispiele, wie Visualisierungen den Büroalltag leichter und effizienter machen können, finden Sie hier.

4. Schritt: Prioritäten setzen

Es gibt in Projekten häufig aber auch Termine, die feststehen und auf gar keinen Fall verschoben werden dürfen. In unserem Beispiel wäre dies etwa der Tag, an dem der Katalog in Druck gehen soll. Wir haben von der Druckerei hierfür ein festes Zeitfenster erhalten, deshalb ist klar, dass der Vorgang „Fertiges Layout an Druckerei“ keinesfalls verschoben werden darf. Damit wir sicherstellen, dass wir diesen Termin einhalten können, muss nun geprüft werden, welche Vorgänge maßgeblichen Einfluss darauf haben. Notieren Sie diese Vorgänge separat und heben Sie sie in Ihrer Netzplan-Skizze farblich hervor, indem Sie beispielsweise die Pfeile rot markieren. Ein solcher roter Pfeil symbolisiert einen sogenannten „kritischen Pfad“ – eine Begrifflichkeit, die aus dem Netzplan-Projektmanagement stammt. Ist der Netzplan erstellt, fallen Ihnen die kritischen Pfade sofort ins Auge, und Sie wissen, dass Sie diesen während der Dauer des Projekts besondere Aufmerksamkeit schenken müssen.

Mehr Tipps, wie Sie Aufgaben priorisieren können, erhalten Sie hier.

Darauf kommt es beim Netzplan-Projektmanagement an

Dank der Variablen des frühesten und spätesten Anfangs- und Endzeitpunkts und Dank der Pufferzeiten, die Sie einplanen, sind Sie zeitlich recht flexibel. Wer die Puffer aber regelmäßig ausreizt und dauernd mit dem spätesten Anfangs- und Endzeitpunkt ringt, gefährdet das Gesamtprojekt. Damit Sie Ihr Projekt erfolgreich abschließen können, sollten Sie Ihre gesetzten Deadlines also unbedingt einhalten. Wichtig ist es deshalb, besonders zu Beginn des Projekts sehr sorgfältig zu arbeiten, damit sich keine Fehler beim Erstellen des Netzplans einschleichen. Achten Sie besonders darauf, alle Zeiten korrekt in die Mini-Tabellen einzutragen.

Beginnen wir also bei Vorgang 1 mit dem frühestens Anfangszeitpunkt, so ist dieser immer 0, denn hier startet das Projekt. Nachdem Sie die Dauer eines Vorgangs festgelegt haben, kennen Sie auch den frühesten Endzeitpunkt des vorhergehenden Vorgangs. Denn dieser ist der früheste Anfangszeitpunkt zuzüglich der Dauer. Nun legen Sie Schritt für Schritt alle Daten fest, wobei Sie die zeitlichen Puffer immer mit berücksichtigen müssen. So ist der späteste Endzeitpunkt für Vorgang Nummer 3 immer automatisch der späteste Anfangszeitpunkt für Vorgang Nummer 4. Der früheste Endzeitpunkt von Vorgang Nummer 4 ist der früheste Anfangszeitpunkt von Vorgang Nummer 5 und so weiter.

Fazit

Netzplan-Projektmanagement ist eine tolle, weil simple Methode, um jederzeit den Überblick über ein Projekt zu behalten. Durch die Netzplan-Technik können wichtige Fragen beantwortet werden, etwa wie lange das gesamte Projekt dauern wird, welche Risiken dabei auftreten können und welche kritischen Aktivitäten das gesamte Projekt verzögern können, wenn man diese nicht rechtzeitig abschließt. Anhand der Visualisierung der einzelnen Vorgänge und Abläufe wissen Projektmanager immer, ob das Projekt im Zeitplan ist und ob es eventuell später oder sogar früher fertig wird. Mehr noch: Soll das Projekt früher fertig werden, verrät Ihnen der Netzplan, was Sie tun können, um die einzelnen Prozesse mit möglichst geringen Zusatzkosten zu beschleunigen.


Über den Autor: Jürgen Kurz

Büro-Effizienz-Experte (ntv) und „Aufräumer Nr.1“ (rtl), Experte für digitales Arbeiten: Jürgen Kurz ist Unternehmer, Senior-Consultant und Blogger. Er ist der Begründer von Büro-Kaizen®, einer Methode, die mindestens 20 % mehr Effizienz im Büro ermöglicht. Seine Schwerpunkte sind effiziente Prozesse im Büro, digitale Lösungen, das Büro von morgen und mobiles Arbeiten. 10 Tipps für das Planen von Terminen gibt’s in seinem kostenlosen E-Book.

 

 

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